Over the years a lot of cigars got my own. Buy some boxes here and buy some there. Reserve some boxes, over the phone, at the dealer and later get remebered you should buy them – he sends you the parcel – and so on…
With a huge stock of cigars, sooner or later it’s possible to get in a huge mess with them. Organizing in pyramids doesn’t help, to many boxes are not visible inside the pharaos tomb. Building towers doesn’t help too. It’s the strategy I use in my wine cellar for the wooden boxes of Bordeaux. For sure – the wine I want is allways in the lowest position, with 10 boxes over it. It’s a huge and hard work to move all the boxes away to earn the piece I want. Fortunately the cigar boxes are not as heavy as Bordeaux-boxes, except you move mastercases or special realeases of humidors.
Today I have reorganized my aging room. My strategy is to pack all cigars in numbered aluminium cases and put them into a rack, or elsewhere.  For the identfication of a cigar-box I stick a label at the bottom of the box. It contains the date and the source where I got it. I use this system since the beginning of collecting. The only thing I have to do then, is to track in which aluminium-case a cigar-box is placed.  With the number of the aluminium-case and cigar-box it’s quite easy.
As I never found a cigar-inventory software, I use an ordinary Excel-sheet with a Location column. With this, only one thing is important – discipline! Each cigar-box / location relation has to be updated, as soon a cigar-box is moved to another location. Other informations I collect are box-dates, importer, offical- and paid price, quantity and of course the brand and vitola.
I bought new aluminium-cases and moved a lot cigar-boxes to a new position. Of course with the system I don’t need to move the same cigars in one box. They could be distributed chaotic over different cases. With the relation cigar-box-sticker to aluminium-case-number, existing in the Excel-sheet, I would find them quite fast. But for esthetic reasons it’s nicer to rearange them from time to time, so the same brand / vitola is in the same aluminium-case.
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Über die Jahre sind eine Menge Zigarren mein eigen geworden. Ein paar Kistchen hier und dort gekauft. Ein paar Kistchen, via Telefon, beim Händler reserviert und später daran erinnert worden, man sollte sie kaufen – er sendet das Paket – und so weiter…
Mit einer grossen Menge Zigarren kann man, früher oder später, in grosse Schwierigkeiten kommen. Sie in Pyramiden zu organisieren hilft nicht, zu viele Boxen sind in des Pharaos Gruft nicht sichtbar. Türme zu bauen hilft auch nicht: Es ist die Strategie, die ich in meinem Weinkeller, für die hölzernen Bordeaux-Kisten benutze. Den Wein den ich möchte ist immer in der untersten Kiste, mit 10 weiteren darüber. Es ist eine grosse und schwere Arbeit all die Kisten zu verschieben um das Stück welches man will zu verdienen. Zum guten Glück sind Zigarren-Kisten nicht so schwer wie Bordeaux-Kisten, ausser man bewegt Mastercases und Sonderhumidore.
Heute habe ich meinen Aging-Room reorganisiert. Meine Strategie ist alle Zigarren-Kisten in nummerierte Alu-Boxen zu versorgen und die Boxen in Racks zu verstauen. Jede Zigarren-Kiste bekommt von mir einen Aufkleber. Dieser enthält das Kaufdatum und die Quelle woher ich sie habe. Ich benutze dieses Sytem schon seit ich angefangen habe zu sammeln. Das einzige was ich nun tun muss ist, zu verfolgen in welche Alu-Box eine Zigarren-Kiste verstaut wird. Mit der Nummer auf der Alu-Box und Zigarren-Kiste ist das sehr einfach.
Weil ich nie eine Zigarren-Inventur-Software gefunden habe, benutze ich eine ordinäre Excel-Datei, mit einer Location-Spalte. Damit ist nur eines wichtig – Disziplin! Jede Zigarren-Kiste / Alu-Box Beziehung muss nachgeführt werden, sobald eine Zigarren-Kiste in eine andere Alu-Box verschoben wird. Andere Informationen die ich in die Excel-Datei eingebe sind, Box-Dates, Importeur, offizieller und bezahlter Preis und selbstverständlich die Marke und die Vitola.
Ich kaufte neue Alu-Boxen und verschob viele Zigarren-Kisten an einen neuen Ort. Sicher, ich müsste mit diesem System nicht dieselben Zigarren in derselben Alu-Box platzieren. Sie könnten chaotisch über verschiedene Boxen verteilt sein. Mit der exitierenden Beziehung Zigarren-Kisten-Aufkleber und Alu-Box-Nummer, in der Excel-Datei, würde ich sie sofort finden. Aber aus ästhetischen Gründen ist es hübscher sie von Zeit zu Zeit neu zu arrangieren, so dass sich dieselbe Marke / Vitola in derselben Alu-Box befindet.
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.myStash - special humidors and boxes

A view in the temperature & humidity controlled aging room
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Ein Blick in den Temperatur & Feuchtigkeit kontrollierten Aging-Room
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.myStash - boxes for aging cigars

Numbered aluminium-cases in the rack / Nummerierte Alu-Boxen im Rack
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.myStash - Speecial humidors and boxes

A view in the aging room – wooden boxes containing rare humidors
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Ein Blick in den Aging-Room – Holzkisten mit raren Humidoren
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Box for aging cigars

Aluminium-case number c47-10, 47 is the volume in litres, 10 is the individual case number
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Alu-Box ID c47-10, 47 bezeichnet das Fassungsvermögen in Liter, 10 ist die individuelle Box-Nr.
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Ammo-box of Montecristo 520 Edición Limitada 2012Aluminium-case number c47-10 opened / Alu-Box ID c47-10 geöffnet
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Montecristo 520 EDL 2012 backside

Back of a Montecristo 520 EDL 2012 box
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Rückseite einer Montecristo EDL 2012 Kiste
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Excel-sheet for cigars

Excel-sheet containing the essential informations (red frames)
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Excel-Datei mit den wichtigen Informationen (rote Umrandung)